BAB I. PENDAHULUAN
Manajemen
merupakan suatu proses pengaturan dan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki
organisasi melalui kerjasama para anggota untuk mencapai tujuan secara efektif
dan efisien. Yang mana sejumlah unsure pokok yang membentuk manajemen yaitu :
unsure manusia, barang-barang, mesin, metode, uang, dan pasar.
Efisien itu
hubungan antara input dengan output . jikanhasil yang dicapai lebih banyak dari
modalnya. Sedangklan efektif itu pencapaian aktivitas-aktivitas secara sempurna
sesuai tujuan yang akan dicapai (Robbins, 1984).
Dalam rangka
mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien itulah, manajemen harus
difungsikan sepenuhnyapada setiap organisasi baik industry, perbankan maupun
pendidikan. Fungsi-fungsi manajemen tersebut ialah : planning, organizing,
actuating, controlling. Yang biasa disebut POAC.
Setelah melakukan perencanaan, sebaiknya
kita melihat SWOT, yaitu kekuatan dan kelemahan yang terdapat dalam suatu
organisasi, sehingga kita dapat meningkatkan kekuatan tersebut dan mengatasi
kelemahan yang ada dengan melihat peluang-peluang yang mungkin dicapai. Dan
mengatasi ancaman-ancaman dari faktor luar organisasi.
BAB II. PEMBAHASAN
A. Pengertian
SWOT dan POAC
1. Pengertian
SWOT
SWOT adalah :
Metode perencanaan strategi yang digunakan untuk mengevaluasi
unsure-unsur internal yaitu : kekuatan, kelemahan, dan unsure-unsur eksternal
yaitu : peluang dan ancaman dalam suatu proyek atau perusahaan secara
sistematis.
Analisis SWOT
terdiri dari 4 macam yaitu :
1) Strengths (kekuatan). Merupakan kondisi yang terdapat dalam
tubuh perusahaan, bisnis, proyek yang ada. Memanfaatkan kekuatan atas peluang
yang telah diidentifikasi Misalnya
bila kekuatan perusahaan adalah pada keunggulan teknologinya, maka keunggulan
ini dapat dimanfaatkan untuk mengisi segmen pasar yang membutuhkan tingkat
teknologi dan kualitas yang lebih maju, yang keberadaanya dan kebutuhannya
telah diidentifikasi pada analisis kesempatan.
2) Weakness (kelemahan). Kondisi ini terdapat dalam tubuh suatu perusahaan, proyek,
bisnis yang ada.
3) Opportunities (peluang). Merupakan kondisi
peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan
peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. Misalnya kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.
4) Threats (ancaman). Merupakan kondisi
yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau
konsep bisnis yang ada.
2. Pengertian POAC
Manajemen dengan prinsip POAC ini banyak digunakan oleh
organisasi orang dewasa. Yang mana POAC merupakan singkatan dariPlanning, Organizing, Actuating,
dan Controlling.
· Planning
Dalam perencanaan ada 4 faktor yang harus dipertimbangkan yaitu SMART.
v Specific artinya
perencaan harus jelas maksud dan ruang lingkupnya.
v Measurable
artinya program kerja atau rencana kerja harus bisa diukur tingkat
keberhasilannya.
v Achievable artinya dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.
v Realistic artinya
sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak
terlalu sulit, tetapi tetap ada tantangan.
v Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, atau tahunan, sehingga
mudah dinilai dan dievaluasi.
· Organizing
Agar tujuan
tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan
dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan.
Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan
uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan semakin tinggi
tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Dan juga semakin besar
penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan.
Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari
manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.
· Actuating
Perencanaan dan pengorganisasian yang
baik akan lebih sempurna bila diikuti dengan
pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas, dan
kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai
visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan
rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus, sehingga
perlu dilakukan penyesuaian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas,
fungsi dan perannya masing-masing.
· Controlling
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan
visi, misi, aturan dan program kerja serta mendapatkan hasil sesuai yanhg
harapkanmaka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam
bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun
pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi,
antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan
perkembangan zaman.
Menurut
Sutisna (1985) pengawaan sebagai proses terdiri atas tiga langkah yaitu :
mengukur perbuatan, membandingkan perbuatan dengan standar yang ditetapkan dan
menetapkan pembedaannya jika ada, memperbaiki penyimpangan dengan tindakan
pembetulan.
B. Perencanaan
: arti, langkah-langkah dan strategi
· Arti
Perencanaan
adalah proses mempersiapkan seperangkat keputusan tentang kegiatan-kegiatan
untuk masa yang akan dating dengan diarahkan pada pencapaian tujuan-tujuan
melalui penggunaan sarana yang tersedia. (Yahezkel Dior dalam A.Faludi, 1978).
· Langkah-langkah
dalam perencanaan meliputi :
a. Menentukan
dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai
b. Meneliti
masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan
c. Mengumpulkan
data dan informasi-informasi yang diperlukan
d. Menentukan
tahap-tahap atau rangkaian tindakan
e. Merumuskan
bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan
itu akan diselesaikan.
· Strategi
Gagasan
mengenai perencanaan pada awalnya berkembang dari pemikiran ekonomi yang
didasarkan pada masalah kebutuhan, yakni bagaimana pengaturan sumber-sumber
yang terbatas dari suatu kebutuhan yang besar, luas dan terus berkembang. Dalam
konteks ini termuat dimensi kalkulasi, prediksi dan pengaturan. (James Af Stoner
dan R . Edward Freeman, 1994). Proses perencanaan dalam manajemen merupakan
aktivitas yang berusaha memikirkan apa saja yang akan dikerjakannya, berapa
ukuran dan jumlahnya, siapa saja yang akan melaksanakan dan mengendalikannya
agar tujuan organisasi dapat tercapai.
Ada dua tipe
dasar perencanaan dasar yaitu :
1. Perencanan
strategis, perencanaan yang dilakukan oleh para manajer puncak dan menengah
untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas, dan
2. Perencanaan
operasional, perencanaan yang memperlihatkan bagaimana perencanan strategis
akan diimplementasikan dalam kegiatan sehari – hari.
C. Pelaksanaan
: Strategi dan Operasional
Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar
semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan
perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya
menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan
kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif.
Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah
kepemimpinan. Actuating
adalah Pelaksanaan untuk bekerja.
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan
(actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi
perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek
abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan
pada kegiatan yang berhubungan lansung dengan orang-orang dalam organisasi.
D. Evaluasi
Evaluasi yaitu
perencanaan, pengorganisasian atau pelaksanaan, pemantauan (monitoring) dan
pengendalian. Terkadang fungsi monitoring dan fungsi evaluasi, sulit untuk
dipisahkan. Penyusunan sistem dalam organisasi dan pembagian tugas, fungsi
serta pembagian peran pihak-pihak dalam organisasi, adakalanya tidak perlu
dipisah-pisah secara nyata. Fungsi manajemen puncak misalnya, meliputi semua
fungsi dari perencanaan sampai pengendalian. Oleh karena itu, evaluasi sering
dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu rapat kerja, rapat pimpinan,
atau temu muka, baik secara reguler maupun dalam menghadapi kejadian-kejadian
khusus lainnya.
Sebagai bagian
dari fungsi manajemen, fungsi evaluasi tidaklah berdiri sendiri. Fungsi-fungsi
seperti fungsi pemantauan dan pelaporan sangat erat hubungannya dengan fungsi
evaluasi. Di sam ping untuk melengkapi
berbagai fungsi di dalam fungsi-fungsi manajemen, evaluasi sangat bermanfaat
agar organisasi tidak mengulangi kesalahan yang sama setiap kali.
Organisasi
yang gagal mengidentifikasi kesalahan yang sama yang dilakukan secara terus
menerus, tidak akan tumbuh dan berkembang sebagai organisasi yang unggul. Jadi
secara umum, jika tidak dihadapkan pada suatu pertanyaan mengapa perlu
dilakukan evaluasi? Terdapat beberapa jawaban seperti berikut:
1. Karena
evaluasi merupakan fungsi manajemen
2. Karena
evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan
3. Karena
evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan yang
sama
4. Karena evaluasi akan
dapat menemukan dan mengenali berbagai masalah yang ada di dalam organisasi dan
mencoba mencari solusinya.
5. Evaluasi
adalah proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis yang diperlukan
dalam rangka pengambilan keputusan, GAO (1992:4). Evaluasi akan menghasilkan
umpan balik dalam kerangka efektivitas pelaksanaan kegiatan organisasi.
6. Evaluasi
adalah proses penilaian yang sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi
dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi atas permasalahan yang
ditemukan. Dalam berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap
sistem yang ada. Namun demikian, evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan
dengan hanya menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pada
organisasi saja.
E. Kelebihan
dan kekurangan SWOT dan POAC
a. Kelebihan
Swot dan Poac
Dengan adanya
Swot dan Poac maka suatu organisasi bisa menjalankan organisasinya dengan
langkah-langkah yang baik dan benar. Sehingga suatu organisasi itu bisa
berkembang sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan.
b. Kekurangan
Swot dan Poac
Kekurangannya
mungkin hanya dibutuhkan kesepakan yang deal antara pemikiran ketua dengan
anggota-anggotanya sehingga bisa menghasilkan sesuatu yang sejalan.
III. PENUTUP
Kesimpulan :
· SWOT
merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang),
dan Threats (ancaman) adalah metode perencanaan strategis yang
digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam
suatu proyek atauorganisasi.
· Sedangkan POAC yaitu Planning (perencanaan), Organizing(pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan), dan Controlling (spengawasan).
DAFTAR PUSTAKA
Syarifuddin, Drs. Manajemen
Lembaga Pendidikan Islam, Ciputat Press, Medan, 2005.
Dosen Pembimbing : Drs. H. Sofwan Manaf, M.Si
Dosen Pembimbing : Drs. H. Sofwan Manaf, M.Si
Disusun Oleh :
Salmidiyah
Hanifah
(Smester 5 Sore)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar