Selasa, 15 Januari 2013

SWOT DAN POAC


SWOT DAN POAC

I.  PENDAHULUAN

Manajemen merupakan suatu proses pengaturan dan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki organisasi melalui kerjasama para anggota untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Yang mana sejumlah unsure pokok yang membentuk manajemen yaitu : unsure manusia, barang-barang, mesin, metode, uang, dan pasar.

Efisien itu hubungan antara input dengan output . jikanhasil yang dicapai lebih banyak dari modalnya. Sedangklan efektif itu pencapaian aktivitas-aktivitas secara sempurna sesuai tujuan yang akan dicapai (Robbins, 1984).
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien itulah, manajemen harus difungsikan sepenuhnyapada setiap organisasi baik industry, perbankan maupun pendidikan. Fungsi-fungsi manajemen tersebut ialah : planning, organizing, actuating, controlling. Yang biasa disebut POAC.

Setelah melakukan perencanaan, sebaiknya kita melihat SWOT, yaitu kekuatan dan kelemahan yang terdapat dalam suatu organisasi, sehingga kita dapat meningkatkan kekuatan tersebut dan mengatasi kelemahan yang ada dengan melihat peluang-peluang yang mungkin dicapai. Dan mengatasi ancaman-ancaman dari faktor luar organisasi.

II.  PEMBAHASAN
  A.  Pengertian SWOT dan POAC
     1.  Pengertian SWOT

SWOT adalah : Metode perencanaan strategi  yang digunakan untuk mengevaluasi unsure-unsur internal yaitu : kekuatan, kelemahan, dan unsure-unsur eksternal yaitu : peluang dan ancaman dalam suatu proyek atau perusahaan secara sistematis.
            Analisis SWOT terdiri dari 4 macam yaitu :

1)      Strengths (kekuatan)
Merupakan kondisi yang terdapat dalam tubuh perusahaan, bisnis, proyek yang ada. Memanfaatkan kekuatan atas peluang yang telah diidentifikasi Misalnya bila kekuatan perusahaan adalah pada keunggulan teknologinya, maka keunggulan ini dapat dimanfaatkan untuk mengisi segmen pasar yang membutuhkan tingkat teknologi dan kualitas yang lebih maju, yang keberadaanya dan kebutuhannya telah diidentifikasi pada analisis kesempatan.

2)      Weakness (kelemahan)
Kondisi ini terdapat dalam tubuh suatu perusahaan, proyek, bisnis yang ada.

3)      Opportunities (peluang)
            Merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri. Misalnya kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.
4)      Threats (ancaman)

Merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada.

2.      Pengertian POAC
Manajemen dengan prinsip POAC ini banyak digunakan oleh organisasi orang dewasa. Yang mana POAC merupakan singkatan dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.
·         Planning

Dalam perencanaan ada 4 faktor yang harus dipertimbangkan yaitu SMART.
1.   Specific artinya perencaan harus jelas maksud dan ruang lingkupnya.
2.   Measurable artinya program kerja atau rencana kerja harus bisa diukur tingkat keberhasilannya.
3.   Achievable artinya dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.
4.   Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit, tetapi tetap ada  
      tantangan.
5.   Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, atau tahunan, sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

·         Organizing
Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Dan  juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

·         Actuating
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik akan lebih sempurna bila  diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas, dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus, sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan perannya masing-masing.

·         Controlling
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja serta mendapatkan hasil sesuai yanhg harapkan maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman. 
Menurut Sutisna (1985) pengawaan sebagai proses terdiri atas tiga langkah yaitu : mengukur perbuatan, membandingkan perbuatan dengan standar yang ditetapkan dan menetapkan pembedaannya jika ada, memperbaiki penyimpangan dengan tindakan pembetulan.


B.         Perencanaan : arti, langkah-langkah dan strategi

·         Arti
Perencanaan adalah proses mempersiapkan seperangkat keputusan tentang kegiatan-kegiatan untuk masa yang akan dating dengan diarahkan pada pencapaian tujuan-tujuan melalui penggunaan sarana yang tersedia. (Yahezkel Dior dalam A.Faludi, 1978).

·         Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi :
        a.       Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai
        b.      Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan
        c.       Mengumpulkan data dan informasi-informasi yang diperlukan
        d.       Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan
        e.       Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan.

     ·         Strategi
Gagasan mengenai perencanaan pada awalnya berkembang dari pemikiran ekonomi yang didasarkan pada masalah kebutuhan, yakni bagaimana pengaturan sumber-sumber yang terbatas dari suatu kebutuhan yang besar, luas dan terus berkembang. Dalam konteks ini termuat dimensi kalkulasi, prediksi dan pengaturan. (James Af Stoner dan R . Edward Freeman, 1994). Proses perencanaan dalam manajemen merupakan aktivitas yang berusaha memikirkan apa saja yang akan dikerjakannya, berapa ukuran dan jumlahnya, siapa saja yang akan melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan organisasi dapat tercapai.
Ada dua tipe dasar perencanaan dasar yaitu :

1.      Perencanan strategis, perencanaan yang dilakukan oleh para manajer puncak dan menengah untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas

2.      Perencanaan operasional, perencanaan yang memperlihatkan bagaimana perencanan strategis akan diimplementasikan dalam kegiatan sehari – hari.

C.         Pelaksanaan : Strategi dan Operasional

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan.   Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja.
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan lansung dengan orang-orang dalam organisasi.

D.        Evaluasi
Evaluasi yaitu perencanaan, pengorganisasian atau pelaksanaan, pemantauan (monitoring) dan pengendalian. Terkadang fungsi monitoring dan fungsi evaluasi, sulit untuk dipisahkan. Penyusunan sistem dalam organisasi dan pembagian tugas, fungsi serta pembagian peran pihak-pihak dalam organisasi, adakalanya tidak perlu dipisah-pisah secara nyata. Fungsi manajemen puncak misalnya, meliputi semua fungsi dari perencanaan sampai pengendalian. Oleh karena itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu rapat kerja, rapat pimpinan, atau temu muka, baik secara reguler maupun dalam menghadapi kejadian-kejadian khusus lainnya.
Sebagai bagian dari fungsi manajemen, fungsi evaluasi tidaklah berdiri sendiri. Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan pelaporan sangat erat hubungannya dengan fungsi evaluasi. Di samping untuk melengkapi berbagai fungsi di dalam fungsi-fungsi manajemen, evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi tidak mengulangi kesalahan yang sama setiap kali.
Organisasi yang gagal mengidentifikasi kesalahan yang sama yang dilakukan secara terus menerus, tidak akan tumbuh dan berkembang sebagai organisasi yang unggul. Jadi secara umum, jika tidak dihadapkan pada suatu pertanyaan mengapa perlu dilakukan evaluasi? Terdapat beberapa jawaban seperti berikut:

             1.  Karena evaluasi merupakan fungsi manajemen
             2.  Karena evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan
             3.  Karena evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan yang sama
             4.  Karena evaluasi akan dapat menemukan dan mengenali berbagai masalah yang ada di dalam organisasi dan mencoba 
                  mencari solusinya.
             5.  Evaluasi adalah proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis yang diperlukan dalam rangka pengambilan 
                  keputusan, GAO (1992:4). Evaluasi akan menghasilkan umpan balik dalam kerangka efektivitas pelaksanaan kegiatan
                 organisasi.
            6.  Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan serta 
                 pemberian solusi atas permasalahan yang ditemukan. Dalam berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap 
                 sistem yang ada. Namun demikian, evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan dengan hanya menggunakan informasi yang 
                 dihasilkan oleh sistem informasi pada organisasi saja.

E.         Kelebihan dan kekurangan SWOT dan POAC

a.       Kelebihan Swot dan Poac
Dengan adanya Swot dan Poac maka suatu organisasi bisa menjalankan organisasinya dengan langkah-langkah yang baik dan benar. Sehingga suatu organisasi itu bisa berkembang sesuai dengan tujuan yang  telah direncanakan.
b.      Kekurangan Swot dan Poac
Kekurangannya mungkin hanya dibutuhkan kesepakan yang deal antara pemikiran ketua dengan anggota-anggotanya sehingga bisa menghasilkan sesuatu yang sejalan.

III.             PENUTUP

Kesimpulan :
SWOT merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman) adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau organisasi.
Sedangkan POAC yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan), dan Controlling (spengawasan).

DAFTAR PUSTAKA

Syarifuddin, Drs. Manajemen Lembaga Pendidikan Islam, Ciputat Press, Medan, 2005.
 http://id.shvoong.com/social-sciences/sociology-pengertian-pelaksanaan-actuating
http://syaddad.wordpress.com

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar