SWOT DAN POAC
I. PENDAHULUAN
Manajemen
merupakan suatu proses pengaturan dan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki organisasi
melalui kerjasama para anggota untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Yang mana sejumlah unsure pokok yang membentuk manajemen yaitu :
unsure manusia, barang-barang, mesin, metode, uang, dan pasar.
Efisien itu
hubungan antara input dengan output . jikanhasil yang dicapai lebih banyak dari
modalnya. Sedangklan efektif itu pencapaian aktivitas-aktivitas secara sempurna
sesuai tujuan yang akan dicapai (Robbins, 1984).
Dalam rangka
mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien itulah, manajemen harus
difungsikan sepenuhnyapada setiap organisasi baik industry, perbankan maupun
pendidikan. Fungsi-fungsi manajemen tersebut ialah : planning, organizing,
actuating, controlling. Yang biasa disebut POAC.
Setelah
melakukan perencanaan, sebaiknya kita melihat SWOT, yaitu kekuatan dan
kelemahan yang terdapat dalam suatu organisasi, sehingga kita dapat
meningkatkan kekuatan tersebut dan mengatasi kelemahan yang ada dengan melihat
peluang-peluang yang mungkin dicapai. Dan mengatasi ancaman-ancaman dari faktor
luar organisasi.
II. PEMBAHASAN
A. Pengertian
SWOT dan POAC
1. Pengertian
SWOT
SWOT adalah :
Metode perencanaan strategi yang digunakan untuk mengevaluasi
unsure-unsur internal yaitu : kekuatan, kelemahan, dan unsure-unsur eksternal
yaitu : peluang dan ancaman dalam suatu proyek atau perusahaan secara
sistematis.
Analisis
SWOT terdiri dari 4 macam yaitu :
1) Strengths
(kekuatan)
Merupakan
kondisi yang terdapat dalam tubuh perusahaan, bisnis, proyek yang ada.
Memanfaatkan kekuatan atas peluang yang telah diidentifikasi Misalnya bila
kekuatan perusahaan adalah pada keunggulan teknologinya, maka keunggulan ini
dapat dimanfaatkan untuk mengisi segmen pasar yang membutuhkan tingkat
teknologi dan kualitas yang lebih maju, yang keberadaanya dan kebutuhannya
telah diidentifikasi pada analisis kesempatan.
2) Weakness
(kelemahan)
Kondisi ini
terdapat dalam tubuh suatu perusahaan, proyek, bisnis yang ada.
3) Opportunities
(peluang)
Merupakan
kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi. Kondisi yang terjadi
merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
Misalnya kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.
4) Threats
(ancaman)
Merupakan
kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi,
proyek atau konsep bisnis yang ada.
2. Pengertian
POAC
Manajemen
dengan prinsip POAC ini banyak digunakan oleh organisasi orang dewasa. Yang
mana POAC merupakan singkatan dari Planning, Organizing, Actuating, dan
Controlling.
· Planning
Dalam
perencanaan ada 4 faktor yang harus dipertimbangkan yaitu SMART.
1. Specific
artinya perencaan harus jelas maksud dan ruang lingkupnya.
2. Measurable
artinya program kerja atau rencana kerja harus bisa diukur tingkat
keberhasilannya.
3. Achievable
artinya dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.
4. Realistic
artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah
dan tidak terlalu sulit, tetapi tetap ada
tantangan.
5. Time
artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, atau tahunan, sehingga
mudah dinilai dan dievaluasi.
· Organizing
Agar tujuan
tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan
dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan.
Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan
uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan semakin tinggi
tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Dan juga semakin besar
penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan.
Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari
manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.
· Actuating
Perencanaan
dan pengorganisasian yang baik akan lebih sempurna bila diikuti
dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas,
dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk
mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus
sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal
khusus, sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Setiap SDM harus bekerja sesuai
dengan tugas, fungsi dan perannya masing-masing.
· Controlling
Agar
pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja serta
mendapatkan hasil sesuai yanhg harapkan maka dibutuhkan pengontrolan. Baik
dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Baik dalam tahap
perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut
dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai
dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.
Menurut
Sutisna (1985) pengawaan sebagai proses terdiri atas tiga langkah yaitu :
mengukur perbuatan, membandingkan perbuatan dengan standar yang ditetapkan dan
menetapkan pembedaannya jika ada, memperbaiki penyimpangan dengan tindakan
pembetulan.
B. Perencanaan
: arti, langkah-langkah dan strategi
· Arti
Perencanaan
adalah proses mempersiapkan seperangkat keputusan tentang kegiatan-kegiatan
untuk masa yang akan dating dengan diarahkan pada pencapaian tujuan-tujuan
melalui penggunaan sarana yang tersedia. (Yahezkel Dior dalam A.Faludi, 1978).
· Langkah-langkah
dalam perencanaan meliputi :
a. Menentukan
dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai
b. Meneliti
masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan
c. Mengumpulkan
data dan informasi-informasi yang diperlukan
d. Menentukan
tahap-tahap atau rangkaian tindakan
e. Merumuskan
bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan
itu akan diselesaikan.
· Strategi
Gagasan
mengenai perencanaan pada awalnya berkembang dari pemikiran ekonomi yang
didasarkan pada masalah kebutuhan, yakni bagaimana pengaturan sumber-sumber
yang terbatas dari suatu kebutuhan yang besar, luas dan terus berkembang. Dalam
konteks ini termuat dimensi kalkulasi, prediksi dan pengaturan. (James Af Stoner
dan R . Edward Freeman, 1994). Proses perencanaan dalam manajemen merupakan
aktivitas yang berusaha memikirkan apa saja yang akan dikerjakannya, berapa
ukuran dan jumlahnya, siapa saja yang akan melaksanakan dan mengendalikannya
agar tujuan organisasi dapat tercapai.
Ada dua tipe
dasar perencanaan dasar yaitu :
1. Perencanan
strategis, perencanaan yang dilakukan oleh para manajer puncak dan menengah
untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas
2. Perencanaan
operasional, perencanaan yang memperlihatkan bagaimana perencanan strategis
akan diimplementasikan dalam kegiatan sehari – hari.
C. Pelaksanaan
: Strategi dan Operasional
Actuating
adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha
untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan
usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar
mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk
mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan
adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk
bekerja.
Dari seluruh
rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen
yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak
berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi
actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan lansung dengan
orang-orang dalam organisasi.
D. Evaluasi
Evaluasi
yaitu perencanaan, pengorganisasian atau pelaksanaan, pemantauan (monitoring)
dan pengendalian. Terkadang fungsi monitoring dan fungsi evaluasi, sulit untuk
dipisahkan. Penyusunan sistem dalam organisasi dan pembagian tugas, fungsi
serta pembagian peran pihak-pihak dalam organisasi, adakalanya tidak perlu
dipisah-pisah secara nyata. Fungsi manajemen puncak misalnya, meliputi semua
fungsi dari perencanaan sampai pengendalian. Oleh karena itu, evaluasi sering
dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu rapat kerja, rapat pimpinan,
atau temu muka, baik secara reguler maupun dalam menghadapi kejadian-kejadian
khusus lainnya.
Sebagai
bagian dari fungsi manajemen, fungsi evaluasi tidaklah berdiri sendiri.
Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan pelaporan sangat erat hubungannya
dengan fungsi evaluasi. Di samping untuk melengkapi berbagai fungsi di dalam
fungsi-fungsi manajemen, evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi tidak
mengulangi kesalahan yang sama setiap kali.
Organisasi
yang gagal mengidentifikasi kesalahan yang sama yang dilakukan secara terus
menerus, tidak akan tumbuh dan berkembang sebagai organisasi yang unggul. Jadi
secara umum, jika tidak dihadapkan pada suatu pertanyaan mengapa perlu
dilakukan evaluasi? Terdapat beberapa jawaban seperti berikut:
1. Karena
evaluasi merupakan fungsi manajemen
2. Karena
evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan
3. Karena
evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi kesalahan yang
sama
4. Karena
evaluasi akan dapat menemukan dan mengenali berbagai masalah yang ada di dalam
organisasi dan mencoba
mencari solusinya.
5. Evaluasi
adalah proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis yang diperlukan
dalam rangka pengambilan
keputusan, GAO (1992:4). Evaluasi akan menghasilkan
umpan balik dalam kerangka efektivitas pelaksanaan kegiatan
organisasi.
6. Evaluasi
adalah proses penilaian yang sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi
dan pengenalan permasalahan serta
pemberian solusi atas permasalahan yang
ditemukan. Dalam berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap
sistem yang ada. Namun demikian, evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan
dengan hanya menggunakan informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi pada
organisasi saja.
E. Kelebihan
dan kekurangan SWOT dan POAC
a. Kelebihan
Swot dan Poac
Dengan adanya
Swot dan Poac maka suatu organisasi bisa menjalankan organisasinya dengan
langkah-langkah yang baik dan benar. Sehingga suatu organisasi itu bisa
berkembang sesuai dengan tujuan yang telah direncanakan.
b. Kekurangan
Swot dan Poac
Kekurangannya
mungkin hanya dibutuhkan kesepakan yang deal antara pemikiran ketua dengan
anggota-anggotanya sehingga bisa menghasilkan sesuatu yang sejalan.
III. PENUTUP
Kesimpulan :
SWOT
merupakan singkatan bahasa Inggris dari Strengths (kekuatan), Weakness
(kelemahan), Opportunities (peluang), dan Threats (ancaman) adalah metode
perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan,
peluang, dan ancaman dalam suatu proyek atau organisasi.
Sedangkan
POAC yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating
(pelaksanaan), dan Controlling (spengawasan).
DAFTAR
PUSTAKA
Syarifuddin,
Drs. Manajemen Lembaga Pendidikan Islam, Ciputat Press, Medan, 2005.
http://id.shvoong.com/social-sciences/sociology-pengertian-pelaksanaan-actuating
http://syaddad.wordpress.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar